Unter Arbeitspapiere wird in Deutschland die Gesamtheit der Urkunden und Dokumente verstanden, die der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber bei Eintritt in ein Arbeits- bzw. Beschäftigungsverhältnis und ggf. bei späteren Änderungen vorlegen muss, und solche, die der Arbeitgeber am Ende des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer aushändigen muss. Die Arbeitspapiere dienen insbesondere der ordnungsgemäßen Personalverwaltung und Entgeltabrechnung oder dem Arbeitnehmer als Nachweis bei der Begründung eines Folgearbeitsverhältnisses oder bei der Beantragung von Sozialleistungen.
Unterlagen und Dokumente
Zu den Arbeitspapieren gehören:
- Arbeitszeugnis
- Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III
- Entgeltbescheinigungen
- Lohnsteuerkarte bzw. Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe des lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Sozialversicherungsausweis mit Rentenversicherungsnummer
- Mitteilung in Textform über den Inhalt der vorgenommenen sozialversicherungsrechtlichen Meldungen (Sozialversicherungsnachweis)
- Urlaubsbescheinigung
- Unterlagen über die Betriebliche Altersversorgung
- Lohnnachweiskarte (nur im Maler- und Lackiererhandwerk)
- Gesundheitszeugnis (bei Tätigkeit im Lebensmittelbereich)
- Gesundheitsbescheinigung (bei Jugendlichen)
- Arbeitserlaubnis bzw. Arbeitsberechtigung (bei Ausländern aus Nicht-EU-Staaten)
Aushändigungspflicht
Der Arbeitgeber ist zur Aushändigung der Arbeitspapiere verpflichtet; der Arbeitnehmer kann diesen Anspruch ggf. vor den Arbeitsgerichten einklagen. Soweit es um die Berichtigung einer falschen Eintragung auf der Lohnsteuerkarte geht, sind die Finanzgerichte zuständig.[1]
Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer seine Arbeitspapiere bei dem Arbeitgeber abholen (Holschuld). Nach § 242 BGB kann der Arbeitgeber im Einzelfall gehalten sein, dem Arbeitnehmer die Arbeitspapiere nachzuschicken (Schickschuld).[2]
