Die Urkundenrolle dokumentiert fortlaufend Amtstätigkeiten eines Notars.
Jeder Notar in der Bundesrepublik Deutschland ist verpflichtet, eine Urkundenrolle zu führen. Das ergibt sich aus der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot), einer bundeseinheitlichen Verwaltungsverfügung der jeweiligen Landesjustizverwaltung.
In § 8 Abs. 1 DONotO ist bestimmt, welche Amtstätigkeiten in die Urkundenrolle einzutragen sind. Darunter fallen – neben anderen Dingen – jedenfalls „normale“ notarielle Beurkundungen (§ 8 Abs. 1 Nr. 1 DONotO i. V. m. § 8 BeurkG), die z. B. für einen Grundstückskaufvertrag erforderlich sind (§ 311b Abs. 1 Satz 1, § 128 BGB).
In der Praxis hat die Urkundenrollen-Nummer bzgl. eines Notars die Funktion eines Aktenzeichens. In Schriftstücken sollte diese also immer angegeben werden.
- Beispiel:
- Kaufvertrag zwischen Parteien, Urkundenrollen-Nummer 39/04 des Notars Müller in Essen.
Es handelt sich also bei dem Kaufvertrag um das 39. eintragungspflichtige Amtsgeschäft, das Notar Müller aus Essen im Jahre 2004 ausgeführt hat.
Auf der Urkundenrolle müssen der Name und der Sitz des Notars stehen.
Die Urkundenrolle selbst besteht aus insgesamt fünf Spalten mit folgenden Angaben:
- Spalte 1: Urkundenrollennummer. Diese wird fortlaufend vergeben.
- Spalte 2: Datum der Beurkundung.
- Spalte 2a: Ort der Beurkundung.
- Spalte 3: Namen und Anschriften der Beteiligten und ggf. der Vertreter.
- Spalte 4: Inhalt der Beurkundung. Der Inhalt sollte möglichst präzise beschrieben sein.
- Spalte 5: Bemerkungen. Hier werden beispielsweise sogenannte Querverweise eingetragen, wenn sich eine Urkunde auf eine andere bezieht. So gibt es eine Wechselbeziehung zwischen dem Kaufvertrag und einer erst später separat beurkundeten Auflassung.
Außerdem ist in der Urkundenrolle einzutragen, wenn dem Notar ein Notarvertreter bestellt wurde.
Zusätzlich zur Urkundenrolle führt der Notar noch ein Erbvertragsregister. In diesem wird vermerkt, wann ein Erbvertrag in die amtliche Verwahrung bei dem Amtsgericht gegeben wurde.
Literatur
- Gisela Schmitt: Die Bücher Notars. Springer, 2004, S. 206–223.
