Geschäftszeichen

Das Geschäftszeichen wird im Schriftverkehr der Verwaltung verwendet, um Schriftstücke einem Geschäftsfall bzw. Vorgang zuordnen zu können.

Bestandteile des Geschäftszeichens können sein:

• ein Kurzzeichen des zuständigen Bearbeiters oder – vor allem in förmlicheren Organisationen – der zuständigen Abteilung (Leitzeichen)
• ein Aktenzeichen (thematisches Kennzeichen gemäß einem Aktenplan)
• eine Tagebuchnummer oder ein anderes Vorgangskennzeichen
• ein Dokumentenkennzeichen

Es ist im Schriftverkehr üblich, in Antworten das Geschäftszeichen des Empfängers zu zitieren.

In der Praxis wird oft lediglich verkürzt das Vorgangs- oder Dokumentenkennzeichen der entsprechenden Fallakte benutzt (Name, Vertrags-, Personal-, Schadensnummer usw.).

In einer Richtlinie des Bundesministeriums des Innern heißt es:

„Das Geschäftszeichen besteht aus dem Kurzzeichen der zuständigen Organisationseinheit, dem Aktenzeichen und ggf. einem Vorgangs- und Dokumentenkennzeichen.“

– § 11 Geschäftszeichen und Aktenzeichen

Nur im Bereich der Rechtspflege bildet das (anders definierte) Aktenzeichen zugleich die Geschäftsnummer.

Weblinks

• Definition der Archivschule Marburg, mit Literaturhinweisen, 2010 (Memento vom 5. Oktober 2013 im Internet Archive)